Assistenz (m/w/d) ASD

  • Stadtverwaltung Worms
  • Abt. 5.05 - Jugendhilfen
  • Berufserfahrung
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Kaufmännische Berufe (Sonstige)
  • Voll/Teilzeit
  • Publiziert: 23.11.2022
  • Publizierung bis: 18.12.2022
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Einleitung

Bei der Stadtverwaltung Worms ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt beim Bereich 5 - Soziales, Jugend und Wohnen in der Abteilung 5.05 - Jugendhilfen, eine Stelle in der
  • Entgeltgruppe 7 TVöD 
  • unbefristet 
  • mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von z.Zt. 39 Stunden zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

Sekretariats- u. Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitung sowie der pädagogischen Fachkräfte der Sozialen Dienste aus den Abteilungen 5.05 - Jugendhilfen und 5.02 - Prävention und Soziale Dienste:
  • Anlauf- und Kommunikationsschnittstelle für alle Mitarbeiter*innen der verschiedenen Fachdienste und externe Kooperationspartner (Bürger*innen, Behörden, Träger/ Einrichtungen) - Zuordnung und Ersteinschätzen von unmittelbaren Klärungs- und Handlungsbedarf und Vermittlung zu den Sachgebieten/Sachbearbeiter*innen der verschiedenen Fachgebiete
  • Terminmanagement interner/externer Ansprechpartner*innen incl. Organisation/Überwachung  von Terminen mit Outlook, Wiedervorlage für die Abteilungsleitung 
  • Mitorganisation der Bewerbungsverfahren (u.a. Einladungsverfahren, Termin-/Raumorganisation, etc.)
  • Reisemanagement: Anmeldung bei Fortbildungen, Buchen von Fahrten, ggf. Buchen von Übernachtungsmöglichkeiten, Abrechnen von Fortbildungen, Reisekostenabrechnungen, Verwaltung der Dienst-PKW
  • Organisation von Sitzungen für die Abteilungsleitung (Ausschusssitzungen, Dienstbesprechungen, Sitzungen mit externer Beteiligung, interne Fortbildungen)
  • Kompletter Postein- und -ausgang (intern/extern) die Abteilungen 5.02 und 5.05 betreffend, Zuarbeit bei standardisierten Verfahren (Dokumentation, Antragsverfahren,  Aktenanlage, Dateneingabe ins System, Statistik etc.)
  • Unterstützung der Sozialen Dienste im Krisenmanagement
  • Organisation von Finanzen,  Anweisen und Überprüfen von Rechnungen, Bearbeiten von Bestellungen, Lieferscheine, Kassenführung
  • Raumorganisation, Organisieren und Vor-/Nachbereiten von Sitzungsräumen, Führen der  Sitzungskalender, Organisation der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter*innen
  • Bestellwesen, Materiallager
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/ Veranstaltungen mit internen/externen Kooperationspartnern für die Sozialen Dienste (Netzwerkveranstaltungen, Dienstbesprechungen, Hilfeplankonferenzen, Arbeitskreisen
  • Anleitung von Auszubildenden

Ihr Profil:

  • selbständiges und strukturiertes Arbeiten
  • gute Rechtschreib- und PC-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Internet)
  • Motivation und Einsatzbereitschaft
  • Belastbarkeit und Flexibilität
  • bürgernahes und bürgerfreundliches Verhalten
  • Teamfähigkeit
  • kooperatives und kommunikative Umgangsformen

Ihre Voraussetzungen:

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d)
  • oder erfolgreich abgeschlossene Angestelltenprüfung I
  • oder erfolgreich abgeschlossene, 3-jährige Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich

Wir bieten Ihnen:

  • ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
  • eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in Worms
  • verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • attraktive Weiterbildungsangebote
  • betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen 
  • Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
  • Job-Ticket im Verkehrsverbund Rhein-Neckar; sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt:

Sollten Sie fachspezifische Fragen zur ausgeschriebenen Stelle haben, steht Ihnen Frau Ritter als Ansprechpartnerin unter der Tel. 06241/853-5500 zur Verfügung. Bei personalrechtlichen Themen wenden Sie sich an Herrn Herwig unter der Tel. 06241/853-1306.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.