Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Leistungsgewährung in besonderen Lebenslagen

  • Stadtverwaltung Worms
  • Abt. 5.04 - Leistungen in besonderen Lebenslagen
  • Berufserfahrung
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Teilzeit
  • Publiziert: 13.09.2023
  • Publizierung bis: 15.10.2023
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Einleitung

Bei der Stadtverwaltung Worms ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt beim Bereich 5 - Soziales, Jugend und Wohnen in der Abteilung 5.04 - Leistungsgewährung in besonderen Lebenslagen, eine Stelle in der
  • Entgeltgruppe 5 TVöD 
  • befristet als Krankheitsvertretung
  • mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von z.Zt. 29,25 Stunden zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

Organisation und Steuerung der Büroprozesse für die Abteilungsleitung
  • Sekretariatsführung
  • Terminkoordination inkl. Vor- und Nachbereitung
  • Reisemanagement der Abteilungsleitung und ggf.  Abrechnung von Fahrtenbüchern
  • Korrespondenz- und Postbearbeitung
  • Mitorganisation von Bewerbungsverfahren
  • Organisationsaufgaben im Zusammenhang mit Neueinstellungen
  • Anlegen, Pflegen und Verwaltung der abteilungsinternen allgemeinen Akten und Vorgänge
  • Begleitung der Einführung zur elektronischen Akte (Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Führung der allgemeinen Akten, Scann-Arbeiten)
  • Überprüfung von Rechnungen und Vorbereitung der Rechnungsanweisung für die Abteilungsleitung
  • Materialbestellung und Verwaltung
  • Pflegen der Urlaubslisten, Führung von Fortbildungslisten
  • Unterstützung bei der Aktenablage  

Ihr Profil:

  • mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich oder Büroorganisation
  • sicheres, freundliches und hilfsbereites Auftreten
  • selbständiges, strukturiertes, ziel- und lösungsorientiertes Arbeiten
  • fundierte und sichere Kenntnisse im Umgang mit den Office-Programmen
  • Flexibilität und Teamfähigkeit  
  • Einsatzbereitschaft und hohe Belastbarkeit

Ihre Voraussetzungen:

  • erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich

Wir bieten Ihnen:

  • eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in Worms
  • verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • betriebliche Sozialberatung
  • attraktive Weiterbildungsangebote
  • betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen für Beschäftigte
  • Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
  • arbeitgebergefördertes Deutschlandticket, sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt:

Sollten Sie fachspezifische Fragen zur ausgeschriebenen Stelle haben, steht Ihnen Frau Görn als Ansprechpartnerin unter der Tel. 06241/853-5400 zur Verfügung. Bei personalrechtlichen Themen wenden Sie sich an Frau Zercher Tel. 06241/853-1323.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.