Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung 5 - Soziales, Jugend und Wohnen

  • Stadtverwaltung Worms
  • Stadtverwaltung Worms, Rathaus
  • Ausbildung
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Vollzeit
  • Publiziert: 23.06.2022
  • Publizierung bis: 24.07.2022
scheme image

Einleitung

Bei der Stadtverwaltung Worms ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt beim Bereich 5 - Soziales, Jugend und Wohnen 
  • Entgeltgruppe 8 TVöD 
  • unbefristet
  • mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von z.Zt. 39 Stunden zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

Sekretariats-/Assistenzaufgaben für die Bereichsleitung des Bereiches 5 - im einzelnen:
  • Reisemanagement
  • Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Einladungen/Sitzungsterminen
  • Abwicklung des Posteingangs- und ausgangs inkl. der Unterschriftsverfahren
  • Kommunikationsschnittstelle interne und externe Gesprächspartner
Sachbearbeitung (Eigenverantwortliche Korrespondenz, Beschwerdemanagement) - im einzelnen:
  • Verwaltung der Personalangelegenheiten (Krankheit, Urlaubsübertragungen, Genehmigungsverfahren gelegentlicher Überstunden, Änderungen im Arbeitsverhältnis, Unterstützung beim Onboarding)
  • Beschwerdemanagement intern und extern 
interne und externe Organisation - im einzelnen:
  • organisatorische Geschäftsführung des Sozial- und Jugendhilfeausschusses, inkl. Funktion der Schriftführung
  • Verwaltung der allgemeinen Akten (digital)
  • Organisation von Sitzungen, Recherchearbeiten und Analyseaufgaben  zu verschiedenen Themen/Geschäftsprozessen vorbereitend
  • Erstellen von Rundschreiben bereichsintern
 

Ihr Profil:

  • sicheres und verbindliches Auftreten
  • hohe soziale Kompetenz und Fähigkeit zur Vertraulichkeit
  • gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
  • Erfahrungen im Beschwerdemanagement
  • Belastbarkeit, Flexibilität und Organisationstalent
  • Kenntnisse in der Protokollerstellung
  • routinierter Umgang der MS-Office-Anwendungen und nach Möglichkeit Kenntnisse in der Anwendung des Gremien-Portals "more rubin"

Ihre Voraussetzungen:

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d)
  • oder erfolgreich abgeschlossene Angestelltenprüfung I
  • oder erfolgreich abgeschlossene 3-jährige Ausbildung als Bürokaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d)

Wir bieten Ihnen:

  • ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis 
  • eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in Worms
  • verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • attraktive Weiterbildungsangebote
  • betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen 
  • Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
  • Job-Ticket im Verkehrsverbund Rhein-Neckar; sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt:

Sollten Sie fachspezifische Fragen zur ausgeschriebenen Stelle haben, steht Ihnen Frau Ripier-Kramer als Ansprechpartnerin unter der Tel. 06241/853-5000 zur Verfügung. Bei personalrechtlichen Themen wenden Sie sich an Herrn Herwig unter Tel. 06241/853-1306.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.