Sachbearbeiter (m/w/d) für das Büro des Oberbürgermeisters

  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Voll/Teilzeit
  • Publiziert: 28.06.2024
  • Publizierung bis: 25.07.2024
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Einleitung

Bei der Stadtverwaltung Worms ist zum 01.03.2025 beim Büro des Oberbürgermeisters eine Stelle in der
  • Entgeltgruppe 10 TVöD / Besoldungsgruppe A11 LBesG
  • unbefristet
  • mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von z.Zt. 39 bzw. 40 Stunden zu besetzen.
Aufgabenschwerpunkte sind Bürgerberatung, Ehrungen und Repräsentation.

Das Büro des Oberbürgermeisters (BOB) organisiert und koordiniert alle unmittelbaren Angelegenheiten des Oberbürgermeisters und unterstützt diesen in all seinen Funktionen. Hierzu zählen u.a. die Vorbereitung von Gesprächen und öffentlichen Auftritten, die Entgegennahme von Wünschen zu Schirmherrschaften, die Erstellung von Grußworten und Redeentwürfen sowie das städtische Gratulationsmanagement. Die Bearbeitung von Ehrungen auf kommunaler und staatlicher Ebene, die Organisation von Veranstaltungen und Empfängen mit den damit verbundenen protokollarischen Aufgaben sind weitere Beispiele des vielfältigen Aufgabenspektrums. Ferner ist die zentrale Bürgerberatung, das Beschwerdemanagement und das Portal der Anliegenverwaltung, die Städtepartnerschaften, die Kulturkoordination sowie die Ehrenamtskoordination im BOB angesiedelt.
 

Ihre Aufgaben:

Sie sind für die Bürgerberatung zuständig und betreuen das städtische Portal der Anliegenverwaltung. Sie verstehen sich als zentraler Ansprechpartner für die Belange der Bürgerinnen und Bürger und bearbeiten Bürgeranliegen und Beschwerden, die an den Oberbürgermeister und an die Bürgerbeauftragte des Landes Rheinland-Pfalz herangetragen werden. Auf Basis von Stellungnahmen aus den Fachbereichen setzen Sie diese in unterschriftsreife Vorlagen um.
 
Darüber hinaus sind Sie für die Vorbereitung und Durchführung von Ehrungen auf kommunaler und staatlicher Ebene verantwortlich. Sie organisieren Feierstunden und Empfänge für die Verleihung der Auszeichnungen und verfassen Redevorlagen sowie Stellungnahmen zu Ehrungsvorschlägen. Ferner wirken Sie beim Gratulationsmanagement des Oberbürgermeisters mit und verfassen insbesondere Glückwunsch- und Kondolenzschreiben an Geehrte wie an besondere Persönlichkeiten der Stadt.
 
Zu Ihren Aufgaben zählt ferner die jährliche Konzeption und Vorbereitung des Jahresempfangs des Oberbürgermeisters, den Sie in enger Zusammenarbeit mit der Büroleitung und dem gesamten Team durchführen. Protokollarische Aufgaben sind bei Besuchen von in- und ausländischen (Staats-)gästen wahrzunehmen unter Berücksichtigung der verschiedenen kulturellen Hintergründe. Einträge von Ehrengästen in das Goldene Buch der Stadt Worms werden von Ihnen koordiniert und begleitet.
 
Sie vertreten die Büroleitung bei Abwesenheit.
 

Ihr Profil:

  • Umfassende Kenntnisse in der Verwaltungsgliederung und entsprechender Zuständigkeiten
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung vorzugsweise im genannten Aufgabengebiet alternativ mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position vorzugsweise im öffentlichen Dienst oder in einer politischen Organisation
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
  • Hohe Auffassungsgabe, Empathie und Vermittlungsgeschick
  • Sehr gute Arbeitsorganisation sowie die Fähigkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem Arbeiten
  • Praktische Erfahrungen und Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement bzw. in der Protokollarbeit sind von Vorteil
  • Sicheres Auftreten und gute Umgangsformen
  • Teamfähigkeit und Flexibilität
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft sich in fachspezifische Software (u.a. Anliegenverwaltung, Dokumentenmanagementsystem) einzuarbeiten
  • Fähigkeit zur Diskretion und zum vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen

Ihre Voraussetzungen:

  • erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (z.B. Bachelor) in der Fachrichtung Verwaltungswissenschaften oder Kommunikationswissenschaften
  • oder erfolgreich abgeschlossenes Studium für die Laufbahn des dritten Einstiegsamtes als Diplom Verwaltungswirt bzw. Bachelor of Arts vorzugsweise in der Fachrichtung Verwaltung
  • oder erfolgreich abgeschlossene Angestelltenprüfung II als Verwaltungsfachwirt

Wir bieten Ihnen:

  • ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis bzw. die Übernahme ins Beamtenverhältnis
  • eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgeranliegen
  • die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung und Umsetzung von Veranstaltungen und Ehrungszeremonien mitzuwirken
  • ein engagiertes und kollegiales Team
  • verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • Firmenfitness mit EGYM Wellpass
  • betriebliche Sozialberatung
  • attraktive Weiterbildungsangebote
  • betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen für Beschäftigte
  • Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
  • arbeitgebergefördertes Deutschlandticket, sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung
  • Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung

Die Stadt Worms setzt sich für Chancengleichheit ein und ist daher insbesondere an der Bewerbung von Frauen mit entsprechender Qualifikation interessiert. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt:

Sollten Sie fachspezifische Fragen zur ausgeschriebenen Stelle haben, steht Ihnen die Büroleitung Frau Bischer unter der Tel. 06241/853-1050 gerne zur Verfügung. Bei personalrechtlichen Themen wenden Sie sich an Herr Steuerwald Tel. 06241/853-1313.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.