Fachadministrator (m/w/d) LogaHR

Planung, Steuerung und Durchführung der Einführung der HR-Software LogaHR sowie wiederkehrender Updates

• Analysieren der bestehenden Personalprozesse und Ableiten der Systemanforderungen für LogaHR
• Planen und Abstimmen der einzelnen Einführungsphasen (Modulaktivierungen, GoLives, Testzyklen) gemeinsam mit der Projektleitung 
• Erstellen von Implementierungs- und Updatekonzepten und technischen/organisatorischen Umsetzungsplänen
• Durchführen von Systemtest, Fehleranalysen und Funktionsprüfungen vor Produktivschaltungen
• Begleiten von Updates und Releases, inklusive Bewertung der Änderungen und Prüfung der Auswirkungen auf bestehende Prozesse
• Kontinuierliches Weiterentwicklen des Systems durch Identifikation von Optimierungspotenzialen und Erarbeiten von Verbesserungsvorschlägen für die Fachbereiche 

Koordination interner und externer Projektbeteiligter

• Abstimmen mit der Personalabteilung, Personalabrechnung, IT-Abteilung und ggf. Organisationsabteilung zu Anforderungen, Genehmigungen und technischen Rahmenbedingungen 
• Koordinieren externer Partner wie Softwareanbieter, Implementierungspartner und externe Berater
• Moderieren von Abstimmungsrunden und Workshops zur Definition und Prioisierung von Anforderungen
• Überwachen und Nachhalten von offenen Punkten, technischen Änderungen und Rückmeldungen aller Beteiligten
• Sicherstellen der Einhaltung gesetzlicher und kommunaler Vorgaben durch enge Zusammenarbeit mit der Personalabrechnung 

Durchführung von Schulungen, Workshops und Erstellen von Benutzerhilfen 

• Erstellen von Schulungskonzepten für verschiedenen Zielgruppen (Fachabteilung, Personalabrechnung, Führungskräfte, Mitarbeitende)
• Durchführen von Präsenzschulungen, Webinaren und Work-Shops
• Erstellen und Aktualisieren von Benutzerhandbüchern, Kurzanleitungen, Videotutorials und FAQs
• Veröffentlichung von Informationen zu neuen Programmfunktionen über das Intranet oder Newsletter
• Unterstützen der Mitarbeitenenden beim Übergang zu digitalen Prozessen und der Nutzung des Mitarbeiterportals

Support für Anwender, Problemlösung, Kommunikation 

• Entgegennehmen, Priorisieren und Bearbeiten von Supportanfragen (telefonisch, per E-Mail, Ticketsystem)
• Analysieren von System- und Bedienfehlern sowie Erarbeiten von Lösungen oder Workarounds
• Klären fachlicher Fragestellung im Bereich Personalprozesse, z.B. Workflow-Abbildung, Berechtigungen, Stammdatenpflege
• Dokumentieren von Problemstellungen und Lösungen zur Wissenssicherung 
• Weiterleiten komplexer oder systemtiefer Probleme an den Softwarehersteller inkl. vollständiger Fehlerbeschreibung 

Implementierung neuer Funktionen, Tests und Weiterentwicklung des Systems 

• Konfigurieren von Modulen, Rollen, Berechtigungen und Workflows nach fachlichen Vorgaben 
• Durchführen von System- und Integrationstests nach Updates, neuen Modulen oder Prozessänderungen 
• Planen und Umsetzen von Änderungen an den Systemeinstellungen in Abstimmung mit den Fachanwendern 
• Prüfen, Testen und Implementieren neuer gesetzlicher Vorgaben im System (z.B.Tarifanpassungen, Änderungen im Steuer- oder Sozialversicherungsrecht) in Abstimmung mit den Fachanwendern
• Pflege der Schnittstellen zu anderen städtischen oder externen Systemen sowie Begleiten von technischen Anpassungen 

Dokumentation, Berichterstattung 

• Erstellen von Protokollen, technischen Dokumentationen, Konfigurationsübersichten und Prozessbeschreibungen
• Aufbereiten und Präsentieren des Projektstatus für Abteilungsleitung und ggf. Projektgremien
• Erstellen von Auswertungen und Analysen zu Systemnutzung, Fehlerhäufigkeit oder Prozessqualität
• Sicherstellen einer revisionssicheren Dokumentation von Änderungen am System